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En tant que manager, savoir donner un feedback efficace est essentiel pour favoriser la performance et le développement de vos équipes.
Quand la communication est bien maîtrisée, le feedback devient un puissant outil de motivation et d’amélioration continue.
Cependant, mal formulé, il peut créer de la confusion et même démotiver vos collaborateurs.
Certaines entreprises ont une culture du feedback.
Elles ont à cœur de mettre en place une communication transparente et ouverte, tant descendante qu’ascendante, quand d’autres entreprises sont moins matures sur le sujet.
Certaines favorisent une culture du secret qui peut contribuer à créer un environnement de travail opaque ou toxique.
D’autres utilisent le feedback pour critiquer, comparer, mettre en compétition et casser le collectif de travail, ce qui propage une culture délétère.
Pourquoi le feedback est important ?
Le feedback, lorsqu’il est intégré dans les politiques RH et les processus, est un trait des entreprises apprenantes.
Ces entreprises sont à l’écoute et cherchent à s’améliorer en permanence.
De la même façon que le feedback de clients permet d’améliorer un produit ou un service, appliqué aux processus RH, il constitue l’un des moyens de développer les employés, les dirigeants et l’ensemble du collectif de travail.
Avant d’entrer dans le vif du sujet, voyons d’abord une définition.
Qu’est-ce qu’un feedback ?
La définition du feedback en anglais est littéralement “retour”.
En développement des compétences, il s’agit d’une information donnée à une personne sur la manière dont son comportement ou ses performances sont perçus.
Le feedback peut être :
- positif (pour renforcer les bonnes pratiques),
- constructif (pour aider à corriger des actions et améliorer la performance, dans un but de développement personnel et professionnel, ),
- ou de recadrage (pour arrêter un comportement qui n’est pas optimal ou enfreint des règles internes).
On le voit, le feedback n’est pas seulement “négatif”, il ne s’agit pas seulement d’un retour sur les “faiblesses” d’un employé, sur ce qui doit être modifié, ajusté, amélioré.
Au contraire, il peut et doit être aussi centré sur les forces, les encouragements, les réussites, les accomplissements.
Le feedback positif est un facteur considérable de motivation.
Comme le montre une étude de Gallup, l’absence de feedback est la plus délétère pour l’engagement au travail.
Les salariés ignorés sont les plus démotivés et préfèrent un feedback négatif à l’absence de feedback.
En revanche, le feedback positif crée deux fois plus d’engagement qu’un feedback négatif.
Ce qui conduit à souligner que même quand le feedback est globalement centré sur un comportement à améliorer, il est important qu’il soit constructif et intègre des éléments positifs (nous en reparlerons).
Comment faire un feedback constructif qui aide vos équipes à progresser ?
1. Donner souvent du feedback positif !
Il est clé d’encourager les salariés et de faire autant que possible des feedbacks positifs, pour que le salarié se sente vu, reconnu, valorisé.
Ne soyez pas avare d’appréciations vis-à-vis de vos équipes, elles vous le rendront au centuple.
Quand le feedback est constructif et qu’il se centre sur des axes d’amélioration, il est important d’apporter des éléments positifs pour l’équilibrer.
2. Donner un feedback constructif et équilibré
Quand un feedback pointe les améliorations possibles, il doit aussi reconnaître les aspects positifs du travail du collaborateur.
En tant que manager, l’équilibre entre feedback positif et constructif est essentiel pour maintenir la motivation.
Le feedback sandwich est une technique couramment utilisée : commencez par un point positif, abordez ensuite un aspect à améliorer, et terminez par un encouragement ou un autre point positif.
Par exemple : “J’apprécie beaucoup la façon dont tu as géré ce projet. Toutefois, j’ai remarqué que le respect des délais peut être amélioré. Continue à travailler dans ce sens, car ta capacité à proposer des solutions innovantes est vraiment un atout pour l’équipe.”
3. Adopter la bonne posture
Quelle posture pour donner un feedback ?
Donner un feedback, comme en recevoir un, peut créer de l’anxiété (cf. Harvard Business Review, Le feedback, un cadeau mal emballé).
Pour celui qui le donne, qui n’est pas toujours le n+1, il peut y avoir la crainte de blesser, de mal transmettre le message.
Il peut y avoir une peur de “représailles”, pas forcément directes, par exemple que l’employé critique le donneur de feedback, se mette en arrêt de travail pour signifier son mécontentement, se désengage du travail, bref que la relation soit altérée d’une façon ou d’une autre, voire bascule dans le conflit. (cf : Comment gérer les conflits en entreprise pour un manager).
La personne qui reçoit le feedback peut avoir peur d’être prise en faute, d’être rejetée.
Elle n’a peut-être pas les outils et peut prendre le feedback personnellement plutôt que le voir comme un puissant outil de développement (ces craintes peuvent d’ailleurs être légitimes, tant le feedback est souvent mal transmis).
La bonne posture pour celui donne un feedback est celle d’être dans une posture de service.
Le feedback doit être vu, sinon comme un cadeau, à tout le moins comme un message délivré avec cœur, pour aider l’autre à progresser et non pour l’enfoncer.
Par ailleurs, souvenez-vous qu’un feedback est toujours subjectif.
Il est important de rester humble lorsque l’on donne un feedback car cela reste une perception, façonnée par notre histoire, notre parcours, notre vision ainsi que nos biais inévitables.
4. Faire un feedback centré sur les actes et les faits
Le feedback ne doit pas entrer dans des aspects de personnalité, pour éviter tout jugement sur la personne. Il est important d’être centré sur les actes, les comportements, les faits.
En disant par exemple : “quand tu as fait ceci…” et en décrivant la situation au plus près de la réalité, sans interprétation.
Il est clé d’être précis et d’évoquer un comportement spécifique plutôt qu’une généralité.
Évitez par ailleurs d’aborder des situations personnelles ou subjectives.
5. la méthode du feedback constructif
Voici une méthode pour donner un feedback constructif à un collaborateur lorsqu’on est manager.
D’abord, adoptez une posture assertive, entre confiance et empathie.
Ensuite, pour le feedback des axes d’amélioration, commencez par le positif
Enfin, il est important que tout feedback comportant des axes de développement ou d’amélioration comporte des suggestions de solutions.
Celles-ci peuvent être co-construites avec le salarié, en lui laissant des marges de manoeuvre dans la recherche de solutions.
Mais suggérer quelques pistes est une bonne façon de contribuer.
Une méthode souvent utilisée pour structurer un feedback constructif est la méthode SBI (Situation, Behavior / Comportement, Impact).
Situation : décrivez le contexte dans lequel le comportement a eu lieu.
Comportement : décrivez le comportement observé de manière objective et factuelle.
Impact : expliquez les conséquences de ce comportement sur l’équipe, le projet ou l’organisation.
Exemple de feedback
“Sophie, lors de la réunion d’équipe mardi dernier (Situation), tu as pris la parole plusieurs fois pour proposer des solutions concrètes aux problèmes de production (Comportement). Cela a permis à l’équipe de mieux comprendre les enjeux et de trouver des solutions plus rapidement (Impact).”
6. Un feedback est un échange
Un feedback n’est pas unilatéral ou uniquement descendant.
Il s’agit d’un échange réciproque qui, comme dans toute communication assertive, est à l’écoute de l’interlocuteur.
Non seulement vous pouvez inviter votre collaborateur à partager sa perspective, mais cela peut donner lieu à réviser votre jugement.
7. Un feedback encourage à l’action
En tant que manager d’équipes, un feedback sans suivi concret peut perdre de son impact.
Veillez à formuler des pistes d’amélioration claires et actionnables.
Discutez des prochaines étapes avec votre collaborateur et mettez en place un plan d’action si nécessaire.
Exemple : “Pour le prochain projet, je te propose de fixer des points de contrôle réguliers afin de mieux suivre l’avancement et d’éviter les retards.”
8. Le bon moment pour faire un feedback
Quand doit être fait un feedback ?
La majorité des salariés considère ne pas recevoir assez de feedback.
Il existe des entreprises qui font globalement peu de feedbacks.
Par ailleurs, j’ai identifié deux situations dans lesquelles les feedbacks sont souvent trop peu donnés et pourtant particulièrement structurants :
- lors d’une prise de poste, que ce soit en interne ou à l’externe. Souvent, les personnes qui prennent en main un nouveau périmètre ne reçoivent pas assez de feedback alors même qu’elles ont cruellement besoin d’avoir un retour pour s’intégrer au mieux à la culture et aux méthodes de l’entreprise ou de la nouvelle équipe.
- les niveaux de direction : plus on monte dans la hiérarchie, moins on ne reçoit de feedback. Aux niveaux de direction, les équipes en-dessous craignent souvent de faire feedback à leur supérieur (surtout si le style de management est très vertical) et le management au-dessus peut considérer que les directeurs sont autonomes, ne pas vouloir empiéter sur leur périmètre, et en conséquence faire des feedbacks assez rare. C’est bien sûr une erreur, car on n’arrête pas d’apprendre, à chaque étape de carrière et, à chacun de ces paliers, on a besoin d’avoir des retours précieux sur la façon dont on opère ou à tout le moins dont on est perçu.
En termes de temporalité, le feedback est principalement effectué de façon structurée au cours des évaluations annuelles, ce qui a des allures de sentence irrévocable puisqu’il est difficile à ce moment-là d’opérer un changement de nature à réajuster le tir sur l’année.
Le feedback ne doit pas se limiter aux entretiens de fin d’année ou aux moments de crise.
C’est réellement le strict minimum et les entreprises qui mettent en place une culture du feedback s’attachent à donner davantage de feedback tout au long de l’année, plutôt qu’une fois par an.
9. Recevoir du feedback
N’oubliez pas de vous-même, demander du feedback en permanence à vos équipes comme à votre management.
10. Faire du feedback un processus continu
Un feedback n’est pas définitif.
Pour être vraiment efficace, il doit être continu et intégré dans la routine du management.
Les feedbacks réguliers permettent de mesurer régulièrement la performance des membres de son équipe et de favoriser les échanges, pour aider les collaborateurs à progresser et à adopter une approche proactive.
Conclusion
Donner un bon feedback en tant que manager demande préparation, écoute et bienveillance.
En suivant ces étapes, vous pourrez améliorer les performances de vos équipes tout en renforçant leur engagement.
Souvenez-vous que le feedback est un outil de développement, pas de jugement.
Utilisé correctement, il contribue à créer un environnement de travail plus constructif, motivant et propice à la croissance.
